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Ceci est la politique générale de confidentialité de Languages United.
Certains de nos cours, et les accords avec les fournisseurs, ont des politiques de confidentialité spécifiques. Ils peuvent demander un consentement spécifique, y compris celui du parent lorsque l’élève a moins de 18 ans. Veuillez vous assurer de lire toutes les informations supplémentaires lorsque vous vous inscrivez.
En ce qui nous concerne
Étudiants et parents
Fournisseurs d’hébergement chez l'habitant
Personnel
ETO (Education Travel Operator) & Écoles
Site internet
Mise à jour de vos informations personnelles
Modifications de la politique de confidentialité
Politiques de confidentialité des tiers
En ce qui nous concerne
Chez Languages United, nous recueillons différents types d'informations pour cinq raisons principales :
- Assurer le bien-être et la protection de nos étudiants.
- Pour nous permettre de traiter chaque étudiant individuellement et de fournir un service plus personnalisé.
- Pour dispenser nos cours et offrir nos services.
- Pour gérer l’entreprise, les employés et les partenaires.
- Si nous avons votre permission, pour vous tenir au courant des nouveaux cours et des nouvelles de l’école.
La protection de votre vie privée et de vos données personnelles est importante pour nous.
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Nous nous assurerons d’avoir mis en place les mesures de sécurité appropriées.
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Il arrive que nous travaillions avec une organisation ou des personnes pour fournir un cours ou un service, et que nous devions fournir des données personnelles, par exemple pour organiser l'hébergement. Nous veillons à ce qu'ils comprennent leurs responsabilités en matière de protection de votre vie privée.
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Lorsque nous vous demandons des informations, nous vous indiquons clairement à quelles fins nous les recueillons et comment nous allons les utiliser.
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Nous ne collecterons et n'utiliserons vos données personnelles que si nous avons votre autorisation ou si nous avons des raisons commerciales valables de le faire. Vos données personnelles ne seront utilisées que dans le but pour lequel elles ont été initialement collectées.
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Nous minimiserons la quantité d’informations que nous recueillons auprès de vous par rapport à ce dont nous avons besoin pour fournir le cours / service, et supprimerons vos données après une période raisonnable.
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Nous vous demanderons votre consentement afin de nous assurer que vous êtes d'accord pour que nous utilisions vos données à des fins de marketing.
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Si nous, nos fournisseurs de services ou nos partenaires commerciaux transférons des informations hors de l’Espace économique européen (EEE), cela ne se fera qu’avec les instruments juridiques ou les autorisations pertinents en place.
Étudiants et parents
Quelles informations recueillons-nous à votre sujet et comment les utilisons-nous ?
Lors de votre inscription à un cours, vous nous fournissez des informations sur vous-même et/ou votre enfant. Vous/votre enfant vérifierez ces informations sur le formulaire d'inscription lorsque vous/votre enfant commencerez son cours.
Nous avons besoin de vos données personnelles pour traiter votre réservation. Vous pouvez également nous fournir des informations supplémentaires pour nous aider à répondre à toute exigence particulière, telle que les exigences alimentaires, les allergies, les informations médicales.
Nous pouvons vous demander des documents spécifiques, par exemple un passeport. Nous conserverons une copie électronique de ceux-ci pour nos dossiers.
Nous utilisons ces données pour organiser votre cours et d’autres services que vous avez demandés. Pour ce faire, nous pouvons fournir vos coordonnées, y compris des exigences spécifiques, à la personne ou à l’organisation fournissant ces services.
Nous vous demanderons votre numéro de téléphone et vos coordonnées d’urgence. Cela nous permet de vous contacter pendant votre séjour et de contacter le contact d’urgence en cas de préoccupation relative à votre santé ou à votre bien-être.
Nous partagerons votre nom, vos références d’étudiant et de réservation, la date de début du cours et les frais avec notre partenaire de paiement international, Flywire, afin que vous puissiez effectuer un paiement à l’aide de ce service (voir également la section Politiques de confidentialité des tiers).
Si vous demandez un badge numérique, nous l’émettrons à l’adresse e-mail que vous fournissez. Le badge sera associé et vérifiable par rapport à cette adresse e-mail. L’adresse sera stockée par l’émetteur OpenBadge que nous utilisons, Badgr (voir les politiques de confidentialité des tiers ci-dessous). Le service Badgr n’est disponible que pour les étudiants âgés de 13 ans et plus.
Nous ne stockons pas les détails de votre carte si vous effectuez un paiement par carte.
Quelle base juridique utilisons-nous pour le traitement de vos données ?
Les données que vous fournissez sont nécessaires pour que nous puissions fournir le cours et les services que vous avez demandés. Il nous aide à offrir un cours qui répond à vos besoins et qui tient compte du bien-être de l’étudiant.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous conservons les données personnelles pendant quatre ans après la fin de votre cours afin de fournir un audit à des fins d’inspection et de sauvegarde.
Fournisseurs d’hébergement chez l'habitant
Quelles informations recueillons-nous à votre sujet et comment les utilisons-nous ?
Vous nous fournissez des informations sur vous-même et votre famille en remplissant un questionnaire sur concernant l'hébergement au moment de la visite à domicile. Vous pouvez fournir des informations par la suite par e-mail, par le biais de l'évaluation des risques de l'hébergement et sur la déclaration d'hébergement.
Cela inclura les informations personnelles dont nous avons besoin pour traiter votre demande de prestation d’hébergement chez l’habitant, telles que les noms et dates de naissance, l’adresse, les coordonnées bancaires, ainsi que les coordonnées, y compris votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Vous pouvez également nous fournir des informations supplémentaires, telles que vos préférences alimentaires pour nous aider à les faire correspondre aux exigences des étudiants.
Nous pouvons vous demander des documents spécifiques, par exemple le certificat de gaz, la déclaration d'hébergement, le passeport ou le permis de conduire et des copies du casier judiciaire. Nous conserverons une copie électronique de ces documents. Toutes les copies papier sont détruites dès qu'une copie électronique a été faite.Lorsque notre personnel visite votre maison, il peut prendre des photos des chambres et des installations. Cela nous permet de fournir à l’équipe les détails de votre hébergement et d’aider à placer les étudiants.
Les informations que vous fournissez concernant vous-même et les autres membres de votre ménage, y compris les enfants, seront conservées dans nos dossiers. Vous devez avoir leur consentement pour fournir ces informations et pour que nous puissions les utiliser comme indiqué dans la présente politique.
Nous utilisons ces informations pour :
- Déterminer votre aptitude à accueillir des étudiants.
- Faire correspondre les exigences des étudiants avec des familles d’accueil appropriées.
- Informer l’étudiant à propos de la personne chez qui il séjournera.
- Offrir un cours et une expérience chez l’habitant qui répondent à vos besoins et tiennent compte du bien-être des étudiants.
- Assurer la sécurité des élèves lorsqu’ils sont sous notre garde.
- Organiser les paiements aux fournisseurs de familles d’accueil.
L'organisation et la fourniture de l'hébergement en famille d'accueil nous amènent à communiquer vos données personnelles aux étudiants, à leurs parents et à leur école/agent. Ces données comprennent :
- Nom
- Adresse
- Coordonnées, y compris le téléphone et l’adresse e-mail
- Profil de famille d’accueil (informations sur vous-même et le ménage, professions, animaux de compagnie, passe-temps, intérêts, informations diététiques, par exemple végétarien)
Pour la demande de visa de certains étudiants, nous pouvons être amenés à fournir votre date de naissance et votre numéro de passeport en plus de ce qui précède. Dans ces cas, nous vous demanderons toujours votre autorisation avant de les fournir au tiers.
Quelle base juridique utilisons-nous pour le traitement de vos données ?
En postulant pour devenir un fournisseur d’hébergement en famille d’accueil, vous concluez un contrat avec l’école qui nécessite vos données personnelles pour l’exécution de ce contrat, pour se conformer à une obligation légale et à notre devoir de protéger les étudiants.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous conservons les données personnelles pendant quatre ans après la fin de l'hébergement afin de fournir un audit pour inspection et à des fins de sauvegarde. Les enregistrements financiers de tout paiement effectué seront conservés à des fins comptables.
Personnel
Quelles informations recueillons-nous à votre sujet et comment les utilisons-nous ?
Dans le cadre d'une candidature à un poste de l'école, nous recueillerons des informations personnelles, notamment les antécédents professionnels, les coordonnées, les qualifications et les documents d'identité.
Ceux-ci seront utilisés dans :
- Déterminer votre aptitude à occuper le poste et les conditions dans lesquelles vous travaillez pour nous.
- Vérifiez votre droit de travailler au Royaume-Uni.
- Vérifier les antécédents.
- Vous contacter au sujet de votre candidature.
Au début de votre emploi, il vous sera demandé des informations personnelles supplémentaires, notamment votre numéro NI, votre adresse complète, vos coordonnées et vos coordonnées bancaires.
Pendant votre emploi et pendant une courte période après la fin de celui-ci, nous utiliserons vos informations personnelles à des fins spécifiques. La liste ci-dessous décrit la finalité de notre traitement, les données personnelles concernées et la base légale de notre traitement :
- Lorsque nous vous versons des paiements, pour inclure également toutes les déductions fiscales et nationales nécessaires.
- Assurer la liaison avec le fournisseur d'hébergement et effectuer les paiements.
- Administration liée au contrat de travail.
- Gestion des affaires et planification de la main-d’œuvre, y compris la comptabilité et l’audit.
- Effectuer et gérer des examens du rendement et déterminer les exigences en matière de rendement.
- Prendre des décisions concernant la rémunération, le bonus, la commission et la rémunération.
- La prise de décisions concernant les promotions doit inclure l'évaluation des qualifications pour un rôle particulier.
- Recueillir des éléments de preuve en vue d’une éventuelle mesure disciplinaire ou recueillir des éléments de preuve à l’égard d’une plainte ou d’un grief informel.
- Prendre des décisions concernant votre emploi continu ou votre engagement.
- Prendre des dispositions pour mettre fin à notre relation de travail.
- Exigences en matière d’éducation, de formation et de perfectionnement.
- Traiter les litiges juridiques impliquant vous ou d’autres employés, travailleurs et entrepreneurs, y compris les accidents du travail.
- Gérer les absences pour maladie, vérifier votre aptitude au travail.
- Respect des obligations en matière de santé et de sécurité, établissement du carnet d’accidents et rapports RIDDOR.
- Surveiller l’utilisation de nos systèmes d’information et de communication pour assurer le respect de nos procédures internes et la prévention des failles de sécurité et des violations des lois sur la protection des données.
- Empêcher la distribution de logiciels malveillants.
- Suivi de l’égalité des chances.
Au cours de votre emploi à l’école, nous tiendrons des registres de :
- vacances prises
- évaluations effectuées
- le perfectionnement professionnel et la formation ;
- toute question disciplinaire liée à votre emploi
La plupart des informations que nous détenons auront été fournies par vous, mais certaines peuvent provenir d'autres sources internes, comme votre responsable, ou dans certains cas, de sources externes, comme des personnes de référence.
Prestataires de services tiers
Nous ne donnerons vos données personnelles à un tiers que si cela est nécessaire à l’exécution du contrat, par exemple, pour effectuer des vérifications des antécédents, pour traiter la paie.
Afin de respecter nos obligations légales liées à votre relation de travail, il est nécessaire de partager vos informations personnelles avec certains tiers, par exemple nos comptables, afin de traiter la paie. Nous devons également partager vos données lorsque nous avons des raisons commerciales légitimes de le faire et également lorsque cela est nécessaire pour exécuter votre contrat.
Les fournisseurs de services tiers ne sont autorisés à traiter vos données personnelles que conformément à nos instructions spécifiées. Ils sont également tenus de prendre les mesures appropriées pour protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Nous ne permettons pas que vos informations soient utilisées par des tiers à leurs propres fins et activités commerciales.
Quelle base juridique utilisons-nous pour le traitement de vos données ?
En postulant à un emploi à l’école et en acceptant un emploi ultérieur, vous concluez un contrat avec l’école qui nécessite vos données personnelles afin d’exécuter le contrat, de se conformer à une obligation légale et de respecter notre devoir de protéger les étudiants.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Si votre demande d’emploi n’est pas retenue, nous supprimerons les informations que vous avez fournies dans les 60 jours. Si vous souhaitez que nous vous contactions au sujet de postes disponibles à l’avenir, vous devez nous demander spécifiquement de conserver vos coordonnées dans vos dossiers.
Si vous êtes employé par l’école, nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Les détails des périodes de conservation à des fins spécifiques sont disponibles dans notre politique de conservation des données qui est disponible auprès de l’administrateur des données.
Lorsque votre relation de travail prend fin avec notre entreprise, nous conserverons ou détruirons en toute sécurité vos données personnelles conformément à notre politique de conservation des données ou à d’autres lois et réglementations applicables.
ETO (Education Travel Operator) & Écoles
Quelles informations recueillons-nous à votre sujet et comment les utilisons-nous ?
Nous enregistrons nos communications avec les ETO et les écoles dans notre système CRM (Customer Relationship Management). Cela nous permet de savoir quels sont les cours qui vous intéressent et de conserver l'historique de votre relation avec l'école.
Nous stockons des informations, y compris votre adresse, vos numéros de téléphone et votre adresse e-mail, des notes sur nos réunions / conversations et votre intérêt pour les cours
Nous utilisons ces informations pour vous offrir un meilleur service, en fournissant des informations appropriées à vos intérêts et en vous envoyant des mises à jour de l’école concernant nos cours.
Chefs de groupe
Un chef de groupe devra fournir les mêmes données personnelles que les élèves (voir la section Étudiants et parents). En outre, un chef de groupe est tenu de fournir un certificat de vérification des antécédents pour confirmer qu’il peut travailler avec des étudiants juniors.
Quelle base juridique utilisons-nous pour le traitement de vos données ?
Notre base légale pour le traitement de vos données est un intérêt commercial légitime.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Si vous vous êtes désabonné des mises à jour par e-mail et que nous n’avons eu aucun contact avec vous au cours des quatre dernières années, nous supprimerons votre dossier d’entreprise. Dans le cas contraire, nous conserverons les dossiers de l’entreprise et les données personnelles associées à l’entreprise jusqu’à ce que la société demande la suppression de son dossier ou demande une modification des coordonnées.
Les données personnelles du chef de groupe sont conservées conformément à notre politique de conservation des dossiers étudiants.
Site internet
Cookies
Pour que ce site Web fonctionne correctement, nous plaçons parfois de petits fichiers de données appelés cookies sur votre appareil.
Que sont les cookies ?
Un cookie est un petit fichier texte qu'un site web enregistre sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez le site. Il permet au site web de se souvenir de vos actions et de vos préférences (telles que la connexion, la langue, la taille de la police et d'autres préférences d'affichage) pendant un certain temps, afin que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau chaque fois que vous revenez sur le site ou que vous naviguez d'une page à l'autre.
Comment utilisons-nous les cookies ?
Les cookies nécessaires contribuent à rendre le site web utilisable en permettant des fonctions de base comme la navigation dans les pages et l'accès aux zones sécurisées du site web. Le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces cookies.
Les cookies de préférence permettent au site Web de mémoriser des informations qui modifient le comportement ou l’apparence du site Web, comme votre langue préférée ou la région dans laquelle vous vous trouvez.
Nous utilisons également des cookies pour fournir des fonctionnalités de médias sociaux et pour analyser notre trafic. Les informations sur votre utilisation de notre site sont partagées avec nos partenaires de médias sociaux et d’analyse qui peuvent les combiner avec d’autres informations que vous leur avez fournies ou qu’ils ont collectées lors de votre utilisation de leurs services.
Partenaires de médias sociaux et d’analyse :
- Google Analytique
- Facebook (en anglais seulement)
- Mailchimp
- Youtube
- Olark
Comment contrôler les cookies
Vous pouvez contrôler et/ou supprimer les cookies comme vous le souhaitez – pour plus de détails, voir aboutcookies.org . Vous pouvez supprimer tous les cookies qui se trouvent déjà sur votre ordinateur et vous pouvez configurer la plupart des navigateurs pour les empêcher d’être placés. Si vous faites cela, cependant, vous devrez peut-être ajuster manuellement certaines préférences chaque fois que vous visitez un site et certains services et fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner.
Chat en direct
Le service de chat en direct sur notre site Web vous permet de discuter avec l’un de nos employés. Si nous sommes hors ligne, cela vous permet de nous laisser un message.
En discutant avec nous ou en laissant un message, vous pouvez fournir des données personnelles afin que nous puissions répondre à vos questions et vous contacter plus tard en réponse à votre demande.
Le service de chat enregistrera toute conversation / message, ainsi que les pages que vous visitez sur le site et votre adresse IP. Nous avons mis en place un accord de traitement des données conforme au RGPD avec notre fournisseur de services de chat.
Demandes de cours en ligne
Lorsque vous remplissez une demande de cours via le site Web, vous nous fournissez des données personnelles. Veuillez consulter la section Étudiants et parents pour plus de détails sur la façon dont nous utilisons ces données.
Mise à jour de vos informations personnelles
Vous avez le droit de corriger, d’effacer ou de restreindre le traitement de vos données. Vous pouvez également demander l’accès aux données que nous détenons sur vous. Les informations seront fournies sans délai et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Pour faire une demande, veuillez envoyer votre demande par e-mail à
Lorsque vous faites une demande, veuillez fournir suffisamment de données pour que nous puissions vous identifier et nous faire savoir à quel titre vous avez déjà eu des contacts avec l’école. Une vérification sera effectuée sur l’identité de toute personne demandant des informations pour s’assurer qu’elle a le droit d’accéder à ces données.
Afin d'éviter les demandes en double et de répondre à toute demande ultérieure, votre nom et votre adresse électronique seront conservés dans notre registre des demandes d'accès aux informations pendant un an après la demande.
Modifications de la politique de confidentialité
Si nous apportons des modifications à notre politique de confidentialité, nous décrirons les modifications ci-dessous. Si ces changements sont importants, nous pouvons également choisir d’envoyer un e-mail aux personnes concernées avec de nouveaux détails. Si la loi l’exige, nous obtiendrons votre consentement pour apporter ces modifications.
Historique des versions
Juillet 2020 : Ajout des cookies Facebook et Mailchimp.
Juillet 2020 : Ajout de l’édition d’OpenBadges. Ajout de la politique de confidentialité de LanguageCert.
22 mai 2018 : Ajout de la section ETO & Schools.
14 mai 2018 : Première publication.
Politiques de confidentialité des tiers
Civil & Corporate Security Ltd (DBS et vérifications des antécédents)
Politique de confidentialité mondiale de Flywire (paiements internationaux)
Badgr (émetteur de badges numériques)
LanguageCert (fournisseur d’examens)